Planningify

Her er et casestudie vedrørende traditionelle kontortider (kl. 9.00 til 17.00), udviklingen af tidsplaner mod mere fleksibilitet og fjernarbejde, og hvordan man håndterer dette med Planningify-appen.

I flere årtier var traditionelle kontortider hugget i sten, tilstedeværelse fra 9.00 til 17.00. skarpe, mandag til fredag med en times ulønnet pause ved middagstid og to korte 15-minutters pauser formiddag og eftermiddag. .

Dette har udviklet sig markant i nogen tid, især siden Covid 19, disse “strenge” tidsplaner er nu ved at vige pladsen til mere fleksible tidsplaner, både af personlige årsager, såsom at hente børn fra skole, eller for at klare et overskud af faglig aktivitet.

Kondenserede (pakkede) arbejdstimer

Kondenseret arbejdstid (en mulighed, der tilbydes af flere og flere virksomheder i Frankrig, Spanien og Sverige) giver medarbejderne mere fleksibilitet til at reducere deres arbejdsuge fra fem til fire dage.

Med denne arbejdsmodel er der stadig ulemper, fordi arbejdsdagene er længere (ti timer pr. dag i stedet for 7 eller 8) for at kompensere for den tabte tid, og der er færre pauser.

Men fordelene er langt flere: Færre møder (se reunionitis syndrom, som består i at være “til møder hele tiden” uden begrundelse), mindre tid, der ikke arbejdes, men “ulønnet”, men frem for alt giver det medarbejderen mulighed for at drage fordel af en pause midt på ugen (for eksempel onsdag for børn), eller endnu bedre at have en forlænget weekend på 3 dage hver uge (fra fredag til søndag, eller fra lørdag til mandag, afhængigt af virksomheden).

Forlængede weekender vil især blive værdsat af rejsende. Fagligt niveau vil virksomheden have et større udvalg af timer om dagen og flere involverede medarbejdere.

Fleksible åbningstider

Flere virksomheder har allerede i lang tid tilbudt modulering af arbejdstiden, hvilket giver mulighed for større face-to-face timer for virksomheden, og medarbejdere, der kan komme tidligere eller gå senere, samtidig med at antallet af obligatoriske timer respekteres.

For eksempel kan en forælder, der skal have deres børn med i skole om morgenen, komme senere om morgenen eller tage tidligere for at hente dem.

“Early risers” og “natugler” finder alle, hvad de leder efter. De, der ønsker at dyrke en sportssession mellem middag, kan have en 2-timers pause mellem middag, og afslutte dagen senere for at kompensere.

Generelt gør dette det muligt at respektere både medarbejdernes personlige tidsplan og virksomhedens behov.

Hybrid fjernarbejde / hjemmekontor

De fleste telearbejde-kompatible virksomheder har skiftet til hybrid telearbejde.

Forlad fuldtids telearbejde i covid-æraen, og også 100 % ansigt-til-ansigt arbejde, nu er de fleste virksomheder skiftet til hybrid-tilstand: 2 dages fjernarbejde og 3 dages arbejde på kontoret personligt.

Dette giver dig mulighed for at få fordelene ved fjernarbejde (ro, mulighed for at koncentrere dig om et bestemt projekt, undgå forstyrrelser) og ved ansigt-til-ansigt arbejde (sammenholdenhed i teamet, kreativitet, udvekslinger mellem kolleger).

Fjernarbejde gør det også muligt at reducere rejsetiden (især i store byer som Paris): Mindre rejsetid, mindre tid tabt i transport, mere ro i sindet og også mindre forurening på grund af transport.

Balance mellem arbejde og privatliv

Nogle virksomheder har misbrugt deres ansattes hviletid. At respektere adskillelsen af arbejdsliv og privatliv er blevet vigtigere i disse dage, især siden etableringen i Frankrig af retten til at afbryde forbindelsen (Labor Code 2016), som gælder for alle ansatte, især i store virksomheder: medarbejdere er ikke forpligtet til at svare til e-mails uden for deres kontortid, ej heller til at besvare telefonen.

Fordelen for virksomheden ved at respektere denne balance er at forbedre medarbejderens moral, han vil være mere produktiv på arbejdet og i sit professionelle og private liv. Dette vil udelukkende være dedikeret til arbejdet og til hans familie og hans hobbyer/passioner i hans fritid.

Derudover vil medarbejdere, der er glade i deres virksomhed, forsøge at “overgå sig selv”, vil promovere deres virksomhed og reducere “omsætning”!

Der er alle de samme (relative) ulemper

Bortset fra “længere dage”, hvis der arbejdes 4 dage i stedet for 5 dage, skal der altid opretholdes en god teamkommunikation mellem medarbejdere, kolleger og ledere. Frem for alt skal alle ikke holde den samme fridag, eller arbejdstiden skal være helt forskudt.

Derudover er det for fjernarbejde generelt obligatorisk at opholde sig i samme land, eller i det mindste at opholde sig i samme tidszone…

En anbefalet løsning på dette problem er at oprette en “Team Chat” (f.eks. Google Chat eller anden løsning), så kolleger nemt kan kommunikere med hinanden.

Et andet problem vedrørende personer i kontakt med kunder (især salgsrepræsentanter), dette vil nødvendigvis skulle tilpasse sig tidsplaner for kunder og kundeemner.

Sådan optimerer du styring af arbejdsplaner med Planningify

For at hjælpe med at administrere disse varierede arbejdsplaner er Planningify-appen et vigtigt værktøj.

Denne app er ret nem at forstå og bruge og giver brugerne mulighed for at notere og administrere deres arbejdsplaner enkelt og effektivt.

Appen giver dig mulighed for at forblive organiseret på et professionelt/personligt niveau, for nemt at nedskrive dine planlagte kontortimer, faktisk udførte, for at administrere telearbejdsdage (tilføje et ikon, en bestemt farve og en kommentar), overarbejde og moduleringstimer.

Sådan downloader du Planningify-appen

For at downloade appen skal du blot søge efter “Planningify” i App Store og Google Play, eller klikke på følgende link for at få de officielle downloadlinks og brugervejledning i PDF-format: Planningify.